1
Γνωρίστε το ακροατήριό σας
2
Χρησιμοποιήστε πολλαπλά κανάλια
3
Να είστε σαφείς και συνεπείς
4
Να ακούτε και να συμμετέχετε
5
Προσαρμοστείτε και βελτιωθείτε
6
Επικοινωνήστε με ενσυναίσθηση
1 Γνωρίστε το κοινό σας
Ένα από τα πρώτα βήματα στην επικοινωνία είναι να εντοπίσετε και να κατανοήσετε το κοινό σας. Διαφορετικά ακροατήρια μπορεί να έχουν διαφορετικές ανάγκες, προτιμήσεις και προσδοκίες για την επικοινωνία. Για παράδειγμα, το κοινό μπορεί να χρειάζεται απλές και καθησυχαστικές πληροφορίες, ενώ τα μέσα μαζικής ενημέρωσης μπορεί να χρειάζονται ακριβείς και έγκαιρες ενημερώσεις και οι εταίροι λεπτομερείς και συγκεκριμένες οδηγίες. Η γνώση του κοινού σας μπορεί να σας βοηθήσει να προσαρμόσετε το ύφος, τον τόνο, τη γλώσσα και το κανάλι επικοινωνίας σας στις ανάγκες και τα ενδιαφέροντά του.
Οι πλατφόρμες μαζικής επικοινωνίας είναι ζωτικής σημασίας. Υπάρχουν πολλές καλές για να διαλέξετε, αλλά αν ο οργανισμός σας έχει επί του παρόντος ένα σχέδιο επικοινωνίας χωρίς μια πλατφόρμα για να το πραγματοποιήσει, προετοιμάζετε τον εαυτό σας για αποτυχία. Επενδύστε σε ένα σύστημα επικοινωνίας με όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς σας, ταυτόχρονα, με πλεονασμό
2 Χρησιμοποιήστε πολλαπλά κανάλια
Μια άλλη στρατηγική είναι η χρήση πολλαπλών καναλιών για την επικοινωνία των μηνυμάτων σας. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να προσεγγίσετε ένα ευρύτερο και πιο ποικιλόμορφο κοινό, καθώς και να ενισχύσετε τα μηνύματά σας και να αυξήσετε τον αντίκτυπό τους. Μερικά από τα συνήθη κανάλια επικοινωνίας στη διαχείριση έκτακτης ανάγκης περιλαμβάνουν τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τους ιστότοπους, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το τηλέφωνο, το ραδιόφωνο, την τηλεόραση, τον έντυπο τύπο και τη δια ζώσης επικοινωνία. Ανάλογα με την κατάσταση, μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά κανάλια ή να τα συνδυάσετε για να εξασφαλίσετε αποτελεσματική επικοινωνία. Για παράδειγμα, μπορεί να χρησιμοποιήσετε τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να ειδοποιήσετε το κοινό, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να ενημερώσετε τους εταίρους και το τηλέφωνο για να συντονίσετε την ομάδα.
Κατά τη διάρκεια εκτάκτων καταστάσεων μεγάλης κλίμακας, η ηλεκτρική ενέργεια, οι πύργοι κινητής τηλεφωνίας και η πρόσβαση στο διαδίκτυο μπορεί να είναι ανύπαρκτα, καθιστώντας τα εργαλεία στα οποία βασιζόμαστε περισσότερο για τη λήψη πληροφοριών εντελώς μη διαθέσιμα. Είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε όσο το δυνατόν περισσότερα συστήματα διανομής πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων των ραδιοφωνικών εκπομπών AM και FM. Καθώς οι μπαταρίες των κινητών τηλεφώνων εξαντλούνται, οι άνθρωποι μπορεί να καταφύγουν στο όχημά τους για να φορτίσουν την μπαταρία και να ακούσουν ειδησεογραφικές εκπομπές στο ραδιόφωνο του αυτοκινήτου τους, το οποίο μπορεί να είναι η μόνη συσκευή που εξακολουθεί να λειτουργεί.
3 Να είστε σαφείς και συνεπείς
Μια τρίτη στρατηγική είναι να είστε σαφής και συνεπής στην επικοινωνία σας. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να χρησιμοποιείτε απλή και περιεκτική γλώσσα, να αποφεύγετε την ορολογία και τα ακρωνύμια και να παρέχετε σχετικές και ακριβείς πληροφορίες. Θα πρέπει επίσης να αποφεύγετε να αντιφάσκετε ή να αλλάζετε τα μηνύματά σας χωρίς εξηγήσεις, καθώς αυτό μπορεί να προκαλέσει σύγχυση και δυσπιστία. Αντίθετα, θα πρέπει να ενημερώνετε τα μηνύματά σας καθώς εξελίσσεται η κατάσταση και να αναγνωρίζετε τυχόν κενά ή αβεβαιότητες στις πληροφορίες σας. Η σαφήνεια και η συνέπεια μπορούν να σας βοηθήσουν να οικοδομήσετε αξιοπιστία και εμπιστοσύνη στο κοινό σας.
4 Ακούστε και εμπλακείτε
Μια τέταρτη στρατηγική είναι να ακούτε και να συμμετέχετε με το κοινό σας. Αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει μόνο να επικοινωνείτε τα μηνύματά σας, αλλά και να λαμβάνετε ανατροφοδότηση και πληροφορίες από το κοινό σας. Η ακρόαση και η εμπλοκή μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις ανησυχίες, τις ερωτήσεις και τις προτάσεις τους, καθώς και να παρακολουθείτε τις αντιδράσεις και τις συμπεριφορές τους. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτή την ευκαιρία για να αντιμετωπίσετε τυχόν παραπληροφόρηση, φήμες ή παρεξηγήσεις που μπορεί να προκύψουν. Η ακρόαση και η εμπλοκή μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε σχέση και εμπιστοσύνη με το κοινό σας, καθώς και να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας σας.
5 Προσαρμογή και βελτίωση
Μια πέμπτη στρατηγική είναι να προσαρμόζετε και να βελτιώνετε την επικοινωνία σας με βάση την κατάσταση και την ανατροφοδότηση. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να είστε ευέλικτοι και να ανταποκρίνεστε στις μεταβαλλόμενες ανάγκες και προσδοκίες του κοινού σας, καθώς και στις εξελισσόμενες προκλήσεις και ευκαιρίες της κατάστασης. Θα πρέπει επίσης να αξιολογείτε την επικοινωνιακή σας απόδοση και να εντοπίζετε τυχόν δυνατά και αδύνατα σημεία που μπορείτε να βελτιώσετε. Η προσαρμογή και η βελτίωση μπορούν να σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες και τα αποτελέσματά σας, καθώς και να μάθετε από την εμπειρία σας.
6 Επικοινωνήστε με ενσυναίσθηση
Μια έκτη στρατηγική είναι η επικοινωνία με ενσυναίσθηση στη διαχείριση έκτακτης ανάγκης. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να δείχνετε σεβασμό και συμπόνια για το ακροατήριό σας, καθώς και να αναγνωρίζετε τα συναισθήματα και τις προοπτικές του. Η επικοινωνία με ενσυναίσθηση μπορεί να σας βοηθήσει να οικοδομήσετε σχέση και εμπιστοσύνη με το ακροατήριό σας, καθώς και να μειώσετε το άγχος και το στρες του. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με ενσυναίσθηση χρησιμοποιώντας θετική και υποστηρικτική γλώσσα, εκφράζοντας ευγνωμοσύνη και εκτίμηση και προσφέροντας βοήθεια και πόρους.
Πηγή: https://www.linkedin.com/advice/3/what-some-effective-strategies-communication
Παναγιώτης Σπανός
Προνοσοκομειακός Διασώστης
ΔΙΑΣΩΣΤΕΣ ΡΟΔΟΥ
